Comunicar hóspedes: o boletim de alojamento e o SIBA

O artigo 16.º, n.º 1, define o universo de forma deliberadamente ampla: «As empresas exploradoras de estabelecimentos hoteleiros, meios complementares de alojamento turístico ou conjuntos turísticos, bem como todos aqueles que facultem, a título oneroso, alojamento a cidadãos estrangeiros, ficam obrigadas a comunicá-lo».

A expressão que interessa a quem tem Alojamento Local é a última: «todos aqueles que facultem, a título oneroso, alojamento a cidadãos estrangeiros». Não é preciso ser hotel, nem empresa. Basta alojar mediante pagamento.

Um apartamento registado como AL, um quarto arrendado a turistas, uma moradia alugada por semana — todos caem na mesma norma. O que a desencadeia é o alojamento remunerado a um cidadão estrangeiro, não a forma jurídica de quem o presta.

A obrigação é do alojador, não da plataforma de reservas. Uma reserva feita por um portal não transfere para esse portal o dever de comunicar.

O n.º 2 do artigo 15.º é explícito quanto ao universo de hóspedes: «Por cada cidadão estrangeiro, incluindo os nacionais dos outros Estados membros da União Europeia, é preenchido e assinado pessoalmente um boletim de alojamento».

Isto responde à dúvida mais frequente: sim, os cidadãos da UE contam. Um hóspede espanhol, francês ou alemão dá origem a boletim tal como um hóspede de fora da União. Quem fica de fora são os cidadãos nacionais.

O n.º 3 abre a única exceção quanto ao preenchimento individual: não é obrigatório o preenchimento e a assinatura pessoal dos boletins por ambos os cônjuges e menores que os acompanhem, nem por todos os membros de um grupo de viagem, podendo a obrigação ser cumprida por um dos cônjuges ou por um membro do grupo.

• Um boletim por cada cidadão estrangeiro alojado.
• Os nacionais de outros Estados-membros da UE estão incluídos.
• Cônjuges, menores que os acompanhem e membros de um grupo de viagem podem ser cobertos por um deles.

O prazo é de três dias úteis. Não são 72 horas, e a diferença é real: um fim de semana ou um feriado alarga o prazo em dias de calendário sem o alargar em dias úteis.

A comunicação faz-se «à GNR ou à PSP», por meio de boletim de alojamento (artigo 16.º, n.º 1).

E há uma segunda comunicação que se esquece com frequência. O n.º 2: «Após a saída do cidadão estrangeiro do referido alojamento, o facto deve ser comunicado, no mesmo prazo, às entidades mencionadas no número anterior.» São, portanto, duas comunicações por estada, não uma.

O prazo corre por hóspede e por estada. Numa casa com rotação semanal, um atraso de duas semanas não é um incumprimento: é um por cada boletim em falta — e é assim que a coima é escalonada.

O n.º 4 do artigo 15.º é a base legal do envio eletrónico: «Com vista a simplificar o envio dos boletins de alojamento, os estabelecimentos hoteleiros e similares devem proceder ao seu registo junto da Unidade de Coordenação de Fronteiras e Estrangeiros (UCFE) como utilizadores do Sistema de Informação de Boletins de Alojamento, por forma a poderem proceder à respetiva comunicação eletrónica em condições de segurança.»

É desse artigo que vem o nome pelo qual toda a gente conhece o sistema: SIBA, o Sistema de Informação de Boletins de Alojamento. O registo como utilizador faz-se junto da UCFE, que integra o Sistema de Segurança Interna.

O registo é um passo prévio: quem ainda não o fez não tem por onde comunicar eletronicamente, e o prazo de 3 dias úteis continua a correr na mesma. Vale a pena tratá-lo antes da primeira reserva, e não depois.

O SEF foi extinto em 2023 e as suas competências redistribuídas. O sistema não passou a ser operado pela AIMA: o registo de utilizadores é feito junto da UCFE e o boletim é entregue à GNR ou à PSP, nos termos do artigo 16.º, n.º 1.

O n.º 5 fixa a conservação: «Os boletins e respectivos duplicados, bem como os suportes substitutos referidos no número anterior, são conservados pelo prazo de um ano contado a partir do dia seguinte ao da comunicação da saída.»

O ponto de partida não é a data da estada nem a da entrada: é o dia seguinte ao da comunicação da saída. É desse dia que se conta um ano.

Na prática, isto significa guardar prova de que a comunicação foi feita, e não apenas os dados do hóspede. Numa fiscalização, o que se demonstra é o envio dentro do prazo.

• Prazo de conservação: um ano.
• Contado do dia seguinte ao da comunicação da saída.
• Aplica-se aos boletins, aos duplicados e aos suportes substitutos.

A falta de comunicação é contraordenação, punida pelo artigo 203.º da mesma lei. Nos termos do art. 203.º da Lei 23/2007, a coima é escalonada pelo número de boletins em falta: 100 € a 500 € (1 a 10), 200 € a 900 € (11 a 50) e 400 € a 2.000 € (mais de 51); no atraso meramente negligente os limites descem para um quarto.

Repare-se no critério do escalonamento: é o número de boletins ou de cidadãos cujo registo está omisso. Não é a dimensão do negócio, nem a distinção entre pessoa singular e pessoa coletiva.

A norma abrange duas condutas: a omissão de registo em suporte eletrónico nos termos do n.º 4 do artigo 15.º, e a não apresentação do boletim nos termos do n.º 1 ou do n.º 2 do artigo 16.º — ou seja, também a falta de comunicação da saída.

O guia dedicado às coimas percorre as bandas uma a uma, explica a redução para um quarto no atraso negligente e trata de uma discrepância conhecida entre a lei e o impresso em papel.